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1. 주주총회 소집, 누가 결정할까?
1.1 소집 주체 및 절차
주주총회의 소집 권한은 이사회에 있으며, 이사회의 결의로 결정됩니다. 단, 이사회의 구성원이 2명 이하라면 대표이사가 소집할 수 있으며, 정관에서 별도로 정한 사항이 있다면 해당 규정을 따릅니다.
1.2 정기주주총회와 임시주주총회
- 정기주주총회: 매년 1회 개최되며, 보통 결산이 끝난 후 3개월 이내에 열립니다.
- 임시주주총회: 필요할 때 수시로 열릴 수 있으며, 발행주식총수(의결권 없는 주식 제외)의 3% 이상을 보유한 주주는 소집을 청구할 수 있습니다.
1.3 소집 결정 시 고려해야 할 요소
주주총회에서 의결권을 행사할 주주를 확정하기 위해 회사는 주주명부 폐쇄 기간 또는 기준일을 설정할 수 있습니다. 이 경우, 해당 사항을 소집통지서에 반드시 포함해야 합니다.
2. 주주총회 소집통지, 언제까지 어떻게 보내야 할까?
2.1 소집통지 기한 및 예외 사항
- 기본 원칙: 주주총회 2주 전까지 각 주주에게 서면 또는 전자문서(이메일 등)로 통지해야 합니다.
- 자본금 10억 원 미만 기업: 주주총회 10일 전까지 통지 가능
- 주주 전원 동의 시 예외: 자본금 10억 원 미만 기업의 경우, 주주 전원이 동의하면 소집 절차 없이 진행할 수 있으며, 서면 결의로도 갈음할 수 있습니다.
- 연락 불능 주주: 3년 이상 연락이 닿지 않는 주주에게는 소집통지를 생략할 수 있습니다. 단, 정관에서 별도로 정한 사항이 있는지 확인이 필요합니다.
2.2 통지 대상과 방법
- 의결권 보유 주주: 필수적으로 통지를 보내야 합니다.
- 특정 안건 포함 시 의결권 없는 주주도 포함: 주식매수청구권이 인정되는 안건이 있을 경우, 의결권이 없는 주주에게도 통지를 해야 합니다.
- 통지 방법: 서면(우편 등) 또는 전자문서(이메일, SMS, 메신저 등)로 발송 가능. 단, 전자문서는 주주의 사전 동의가 필요합니다.
3. 주주총회 소집통지서, 꼭 포함해야 할 정보는?
3.1 핵심 기재 사항
소집통지서에는 회의의 목적사항을 명확히 기재해야 합니다. 예를 들어, 단순히 "이사 선임의 건"이라고만 기재하기보다는 **"사내이사 OOO 선임의 건"**처럼 구체적으로 작성하는 것이 좋습니다.
보고사항과 결의사항을 구분하여 기재해야 합니다.
- 보고사항: 주주총회의 승인을 요하지 않지만 공유가 필요한 내용 (예: 감사보고, 영업보고)
- 결의사항: 주주총회의 승인이 필요한 안건 (예: 이사 및 감사 선임, 정관 변경, 배당 승인 등)
3.2 주주총회 일정 및 참석 안내
- 일시 및 장소: 날짜, 시간, 장소를 명확히 기재하고, 약도를 첨부하는 것이 좋습니다.
- 회사명 및 대표이사 성명: 공식적인 문서이므로 명확하게 기재하고 대표이사의 직인을 날인합니다.
- 의결권 행사 방법:
- 직접 참석
- 대리인 참석 (위임장 필요)
- 서면투표 또는 전자투표 (해당 시 구체적 방법 안내)
3.3 주주권리 보호를 위한 추가 안내 사항
- 주주제안권 안내: 의결권 있는 주식의 3% 이상을 보유한 주주는 주주총회 6주 전까지 의안을 제안할 수 있습니다.
- 주식매수청구권 관련 사항: 해당 안건이 있을 경우, 행사 방법을 명확히 안내해야 합니다.
- 경영참고사항 비치 안내: 관련 자료가 어디에 비치되어 있는지 명시해야 합니다.
3.4 참석 시 필요한 서류
- 직접 참석: 신분증 지참 필수
- 대리 참석: 위임장, 대리인 신분증, 주주의 인감증명서 또는 신분증 사본 필요
4. 주주총회 소집통지서 작성 시 유의할 점
- 법적 요건 준수: 상법 및 정관을 반드시 확인하고, 위반 사항이 없도록 점검해야 합니다.
- 명확하고 간결한 기재: 주주들이 쉽게 이해할 수 있도록 문장을 간결하게 정리합니다.
- 첨부 자료 활용: 안건별 세부 내용이 많을 경우, 별첨 자료를 활용하여 상세 정보를 제공하는 것이 효과적입니다.
- 전자투표 활용 안내: 회사가 전자투표 시스템을 도입한 경우, 구체적인 이용 방법을 안내해야 합니다.
마무리
주주총회는 회사의 핵심적인 의사결정이 이루어지는 중요한 행사입니다. 따라서 소집통지서는 법적 요건을 충족하면서도, 주주들이 이해하기 쉽게 작성하는 것이 중요합니다.
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