사무직이라면 회사에서 많은 시간을 보고서, 기획서, 이메일 작성 등에 할애할 것입니다.
오늘은 이메일 작성법에 대해서 알아봅니다.
아직 이메일 쓰는 것이 익숙치 않은 사회 초년생이라면 신속하게 마쳐야 할 이메일 작성에 시간을 오래 끌고 있을지도 모르겠습니다. 일잘러되는 이메일 작성법 시작합니다.
이메일은 왜 잘 써야 하는가
시간을 줄여줍니다
이메일을 보낼 때는 한 번에 하고 싶은 내용을 다 담을 수 있도록 합니다.
이메일을 상대방에게 보낼 때 내용을 불충분하게 담았거나 이해하기 어렵게 작성해서 보냈다고 가정해 봅시다. 상대방은 내가 보낸 이메일에 대한 문의로 회신을 보낼 것이고, 그마저도 상대방이 바빠서 이메일을 다음날 확인했다면 우리는 하나의 업무처리를 위해 이틀이란 시간을 사용하게 됩니다. 잘 작성된 이메일은 나와 상대방의 업무 시간을 단축시켜 줄 수 있습니다.
업무 히스토리를 알 수 있습니다.
이메일은 텍스트만이 가진 힘이 있습니다. 유선으로 상호 협의했다 하더라도 그 내용이 중요한 것이라면 메일을 통해 다시 한번 협의 및 회의의 내용을 정리하여 공유합니다. 추후 업무 진행 시 이슈가 발생하더라도 텍스트로의 기록이 있다면 해결되는 일들이 생기실 겁니다.
비즈니스 이메일 제목 작성법
제목을 보고 메일의 목적을 유추할 수 있는 문장으로 작성합니다.
상대방이 하루에 백 통 이상의 메일을 받는 사람이라고 가정해봅니다.
이런 사람이라면 물리적으로 시간이 부족하게 때문에 중요하지 않다고 판단된 메일은 클릭도 하지 않은 채 넘겨버릴 수 있습니다. 우리는 확인 즉시 클릭을 부르는 제목으로 작성해야 합니다. 그러려면 메일 제목에 하고 싶은 말의 용건이 명확하게 나와 있어야 합니다. 그래서 제목에 "안녕하세요" 같은 문장은 적합하지 않습니다.
보통 아래와 같이 이메일 제목을 작성하는 편입니다.
이 때 조사나 서술어는 생략합니다.
- 사내 이메일 작성 시: [부서명] ~ 요청 건/ ~ 공유 건/ ~ 전달 건/ ~ 제안 건
- 외부 고객사 이메일 작성 시: [회사명] ~ 요청 건/ ~ 공유 건/ ~ 전달 건/ ~ 제안 건
이메일 서두 작성법
인사와 자기 소개하기
유관부서나 고객사에 전화할 때 서두를 어떻게 시작하시나요?
네, 맞습니다. 인사와 자기 소개부터합니다.
그러나 외부에서 보낸 이메일을 보면 인사와 자기 소개를 생략하고 바로 본론부터 이야기하는 사람들도 많습니다.
이메일도 업무를 위한 커뮤니케이션입니다. 커뮤니케이션은 사람과 사람간의 소통이구요. 인사와 자기소개는 해야 한다고 생각합니다. 그렇다고 구구절절 장황하게 늘여놓을 필요는 없구요.
비즈니스 이메일 본문 작성하는 법
두괄식으로 작성하기
비즈니스 이메일은 작성의 이유가 분명합니다. 즉 본문 서두에 내가 이메일을 작성하는 이유 및 목적이 명확하게 나와 있어야 합니다. 공유인지, 제안인지, 요청인지 서두에서 밝히고 이것을 왜 어떻게 해야하는지 설명하면 됩니다. 보고서 작성 방법과 별반 다르지 않습니다. 만약 서두에서 목적을 밝히지 않고 미괄식으로 이야기를 풀어나간다면 상대방은 어떤 목적으로 이메일을 상대방이 보냈는지 의도를 파악하며 읽어야 하는 피로도가 생깁니다. 또는 매우 중요한 부분은 폰트를 굵게 하거나 밑줄을 그어 적절히 강조하여 줍니다.
비즈니스 이메일 끝맺음 작성법
인사하기 및 첨부파일 첨부 시 누락된 건 아닌지 확인하기
마지막은 "감사합니다"가 무난해 보입니다. 비즈니스 이메일에서 감사합니다란 인사를 미리 하는 이유는 상대방이 요청받은 행동을 수행할 동기부여에 도움이 된다고도 합니다. 덧붙여 첨부파일을 보내야 한다면, 첨부파일을 첨부했는지 다시 한번 점검해 봅니다. 저도, 상대방도 가끔 이런 실수를 하곤 합니다. 그리고 서명란을 통해서는 본인의 이름 및 연락처 등의 정보를 제공하면 상대방이 회신하기 위해서 정보를 찾는 수고를 덜 것입니다.
감사합니다.